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politique de confidentialité

Introduction

Au Bedford Hotel & Congress Centre, nous accordons une grande importance à la confidentialité des données personnelles. Il est primordial pour nous que tout traitement de données personnelles soit effectué dans le respect de la vie privée de chaque personne. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour garantir que tout traitement de données personnelles soit conforme au Règlement général sur la protection des données (le « RGPD ») et aux autres lois applicables. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») s'applique aux données personnelles des clients, des fournisseurs et des autres personnes susceptibles d'être enregistrées dans des systèmes informatiques (tels que des systèmes de réservation), des sites web, des applications, des programmes de fidélité ou équivalents, ainsi qu'aux données personnelles transférées par des agences de voyages, d'autres sites de réservation ou similaires.

Le contrôleur

Hôtel et centre de congrès de Bedford

Rue du Midi 135

1000 Bruxelles

TVA : BE0412.948.202

Comment nous collectons les données personnelles

Selon la situation, nous collectons des informations auprès de vous ou auprès d’autres sources.

De toi

Si vous nous contactez au sujet d'une réservation ou d'une réservation d'hôtel, si vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou si vous utilisez un média social que nous fournissons, nous collecterons et traiterons les informations que vous nous fournissez (qui peuvent inclure des catégories particulières de données personnelles, telles que des informations sur les allergies).

D'autres sources

Si quelqu'un effectue une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.

De plus, nous recevons parfois des données personnelles de tiers avec lesquels nous faisons affaire ou qui sont nos fournisseurs.

En outre, si la loi le permet, nous – ou un tiers – pouvons, dans certaines circonstances, utiliser des outils de suivi (tels que des cookies) pour collecter des informations vous concernant.

Dans certaines circonstances, nous traitons des données personnelles vous concernant provenant de sources accessibles au public.

Dans les cas où nous traitons des données personnelles vous concernant que nous recevons d'autres sources que vous-même, nous vous fournirons des informations conformément au RGPD (si possible).

Différents types d'activités de traitement

Informations concernant les invités

Type de données personnelles

Coordonnées (par exemple votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse), informations démographiques (telles que l'âge, le sexe, l'âge et la langue), informations sur le séjour des clients (qui peuvent inclure des catégories particulières de données personnelles, telles que des informations sur les allergies), numéro de passeport, informations de paiement (telles que le numéro de carte de crédit), informations commerciales, informations relatives à la réservation, informations (par exemple, commentaires sur nos hôtels et services) que vous nous soumettez.

Base juridique du traitement

Consentement (dans les cas où nous l'avons demandé et que vous l'avez accepté) ou que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande pour conclure un contrat (par exemple en relation avec une réservation).

But

Pour vous fournir les services et produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d'une réservation).

Informations concernant les personnes de contact

Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Base juridique du traitement

Intérêts légitimes – nous utiliserons vos données de la manière à laquelle vous pouvez raisonnablement vous attendre et qui a un impact minimal sur la confidentialité (ou lorsqu'il existe une justification impérieuse pour le traitement) et uniquement conformément à l'objectif.

But

Nous traitons les données personnelles dans le but de gérer la relation fournisseur, pour les contacts dans diverses questions, la facturation et le marketing (le cas échéant) ou pour communiquer par d'autres moyens avec vous et votre entreprise.

Réseaux sociaux

Type de données personnelles

Les données personnelles que vous nous soumettez sur n'importe quelle plateforme de médias sociaux (par exemple, nom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

Base juridique du traitement

Consentement (dans les cas où nous l'avons demandé et que vous l'avez accepté) ou que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande pour conclure un contrat (par exemple en relation avec une réservation) ou des intérêts légitimes.

But

Pour vous fournir les services et produits que vous souhaitez, pour gérer et commercialiser nos services et produits et pour communiquer avec vous.

E-mail

Type de données personnelles

Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous soumettez par e-mail.

Base juridique du traitement

Consentement (dans les cas où nous l'avons demandé et que vous l'avez accepté) ou que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande pour conclure un contrat (par exemple en relation avec une réservation) ou des intérêts légitimes.

But

Pour vous fournir les services et produits que vous souhaitez, pour gérer et commercialiser nos services et produits et pour communiquer avec vous.

Données personnelles concernant les enfants

À notre connaissance, nous ne contactons pas et ne collectons pas de données personnelles d'enfants de moins de 18 ans sans l'autorisation d'un parent ou d'un tuteur. Si vous pensez que nous avons collecté de telles informations par inadvertance, veuillez nous contacter afin que nous puissions obtenir rapidement l'autorisation parentale ou supprimer ces informations.

Marketing direct

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour communiquer avec vous et vous proposer des offres et autres informations liées à nos activités marketing. Si vous avez consenti à recevoir des communications marketing, vous pouvez vous désinscrire à tout moment.

De plus, si vous recevez des communications marketing, vous avez le droit de nous interdire à tout moment de vous contacter à des fins marketing et de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à ces fins (voir ci-dessous concernant vos droits et opportunités à cet égard). Vous pouvez également refuser de recevoir des communications marketing en utilisant les liens figurant dans chaque communication.

Surveillance par caméra

Nous utilisons des caméras de surveillance dans certains hôtels. Ces caméras sont considérées comme particulièrement sensibles du point de vue de la confidentialité et il est essentiel qu'elles soient réalisées conformément à la législation en vigueur.

Contactez-nous si vous souhaitez plus d'informations sur notre surveillance par caméra (voir coordonnées ci-dessous).

Différents types de systèmes

Selon les circonstances, nous pouvons traiter des données personnelles dans ou en relation avec, entre autres, les types de systèmes suivants :

Système de gestion immobilière, système d'exploitation immobilière, système d'enregistrement du personnel, système de productivité, système téléphonique, système de comptabilité, système d'horloge, système de gestion du rendement, système de centre de revenus, système de communication, système de salaire, système de carte de crédit, système de carte-clé, infrastructure TV et informatique (Internet, etc.) et système de vidéosurveillance.

Quels sont les destinataires ou les catégories de destinataires qui recevront les données personnelles ?

Afin de vous servir, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles et anonymes avec d'autres entreprises, telles que des fournisseurs, des sous-traitants et des partenaires. Leur utilisation des informations est limitée à ces fins et soumise à des accords les obligeant à préserver la confidentialité des informations. Nos fournisseurs garantissent qu'ils prennent des mesures raisonnables pour protéger les données qu'ils détiennent pour notre compte, bien que la sécurité des données ne puisse être garantie.

En outre, nous pouvons partager des informations avec des tiers sous-traitants qui nous fournissent des services (par exemple, des sociétés qui exploitent nos hôtels ou nous assistent dans nos activités marketing) et avec d'autres sociétés du groupe (par exemple, pour faciliter les réservations). Si nécessaire, nous partageons ces informations avec les autorités compétentes.

Les sociétés d'analyse peuvent accéder à des données anonymes (telles que votre adresse IP ou l'identifiant de votre appareil) pour nous aider à comprendre comment nos services sont utilisés. Elles utilisent ces données uniquement pour notre compte. Elles ne les partagent que sous forme agrégée ; aucune donnée n'est communiquée concernant un utilisateur individuel.

Des transferts seront-ils effectués vers un pays tiers ?

En règle générale, nous ne transférerons aucune donnée personnelle vers un pays tiers (c'est-à-dire un pays hors de l'UE/EEE). Dans ce cas, nous nous assurerons que la Commission a pris une décision concernant les garanties adéquates ou que le transfert et le traitement sont licites de toute autre manière conformément au RGPD (par exemple, en concluant des clauses contractuelles types adoptées par la Commission).

Combien de temps les données personnelles sont-elles conservées ?

Nous ne conserverons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire, compte tenu de la finalité du traitement concerné. Nos responsables veilleront au respect des procédures de suppression des données personnelles (veuillez noter que certaines lois exigent la conservation de certains types d'informations pendant des durées déterminées).

Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles, de vous opposer, dans certains cas, à leur traitement, de demander leur effacement, leur limitation (indication que le traitement des données personnelles doit être limité à une finalité particulière) et leur transmission sur un support informatique (portabilité des données). Veuillez noter, cependant, que certaines données personnelles sont nécessaires à l'exécution de certaines obligations, telles que la collecte d'informations de paiement, et ne peuvent donc être ni limitées ni effacées à cette fin. Vous avez également le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement. Dans ce cas, cela sera indiqué comme base juridique dans les sections correspondantes.

Pour exercer vos droits en vertu du RGPD, vous devez adresser votre demande au responsable du traitement ou le contacter (voir les coordonnées ci-dessous). Vous trouverez ci-dessous une description plus détaillée de vos droits en tant que personne concernée.

1. Extraits de fichiers : Vous avez le droit d'obtenir gratuitement des informations sur les données personnelles vous concernant enregistrées dans nos fichiers (communément appelées extraits de fichiers). Veuillez adresser votre demande d'extrait de fichiers au responsable du traitement (voir les coordonnées ci-dessous). L'extrait vous est généralement envoyé dans un délai d'un mois, à l'adresse e-mail enregistrée dans nos systèmes. Si le délai est supérieur à un mois, nous vous informerons des raisons du retard. Si vous pensez que des informations vous concernant enregistrées dans un fichier sont inexactes ou trompeuses, veuillez nous contacter.

2. Droit de rectification : En tant que personne concernée, vous avez le droit d'exiger la rectification de toute donnée personnelle inexacte vous concernant. Cela signifie également que vous avez le droit de compléter les données personnelles incomplètes, notamment en fournissant une déclaration complémentaire. Cette demande de rectification concerne les données personnelles manquantes et pertinentes compte tenu de la finalité du traitement.

3. Droit à l'effacement : vous avez le droit de nous contacter et de demander l'effacement de vos données personnelles. Les données personnelles doivent être effacées dans les cas suivants :

- Lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

- Lorsque le traitement est basé sur votre consentement et que vous retirez ce consentement (et qu’il n’existe aucune autre base juridique pour le traitement).

- Lorsque le traitement a lieu à des fins de marketing direct et que vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement des données.

- Lorsque vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement qui a lieu après une mise en balance des intérêts et qu'il n'existe aucune raison légitime qui prévaut sur votre intérêt.

- Lorsque les données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite.

- Lorsque l’effacement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale.

- Lorsque les données personnelles concernent des enfants et ont été collectées dans le cadre de la création d’un profil par l’enfant sur un réseau social.

Nous sommes en droit de refuser l’effacement dans certains cas, entre autres afin de remplir une obligation légale.

4. Droit à la limitation du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d'exiger la limitation du traitement de vos données personnelles. Cette limitation implique que les données soient marquées de manière à ce qu'elles ne puissent être traitées ultérieurement qu'à des fins limitées. Ce droit s'applique lorsque vous estimez que les données sont inexactes et demandez leur rectification. Dans ce cas, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant la période pendant laquelle nous vérifions l'exactitude des données.

5. Droit à la portabilité des données. Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies, ainsi que le droit de les transférer à un autre responsable du traitement. Ce droit s'applique au traitement automatisé des données personnelles, lorsque celui-ci est fondé sur votre consentement, ou en exécution d'un contrat conclu avec vous, et ce uniquement pour les données que vous nous avez fournies.

6. Droit d'opposition : Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci repose sur un intérêt légitime. Dans ce cas, nous ne pourrons plus traiter les données personnelles, sauf si nous pouvons démontrer une raison légitime et impérieuse justifiant le traitement qui prévaut sur les intérêts, droits et libertés de la personne concernée, ou lorsque le traitement a lieu pour constater, exercer ou défendre un droit en justice. Lorsque les données personnelles sont traitées à des fins de prospection commerciale, vous avez le droit, en tant que personne concernée, de vous opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant à de telles fins, y compris au profilage dans la mesure où celui-ci est lié à cette prospection commerciale.

Prise de décision automatisée

Aucune prise de décision automatisée n'a lieu (y compris le profilage).

Avons-nous demandé votre consentement ? Vous pouvez toujours le retirer !

Dans certaines circonstances, nous devons demander votre consentement pour vous fournir des services et traiter vos données personnelles. Après votre consentement, nous traiterons vos données personnelles uniquement aux fins liées à ce service, produit ou similaire.

Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement :

1. Activités de marketing ;

2. En ce qui concerne le traitement des données relatives aux enfants (lorsque nous obtiendrons le consentement d’un parent) ;

3. Si nous traitons des catégories particulières de données personnelles (telles que les allergies) ;

4. Si nous transférons des données personnelles vers un pays tiers :

5. Traitement des réservations

6. Traitement des préférences personnelles à des fins de personnalisation

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment (sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait). Pour retirer votre consentement, veuillez vous adresser au service, site web ou service similaire où vous avez donné votre consentement, ou nous contacter à l'adresse ou au numéro de téléphone ci-dessous.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection de la vie privée compétente ou d'une autorité de contrôle correspondante.

Le contrôle est exercé par l'autorité de protection des données. Celle-ci a la possibilité de contrôler le traitement des données personnelles que nous effectuons. En cas de non-respect du RGPD, elle peut, par exemple, émettre un avertissement et/ou imposer une amende administrative.

Les coordonnées de l'autorité de protection des données sont les suivantes : Autorité de protection des donnéesRue de la Presse, 351000 Bruxelles https://www.dataprotectionauthority.be

Mesures de sécurité

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque lié à l'activité de traitement concernée (y compris des mesures raisonnables pour protéger vos informations personnelles contre tout accès ou divulgation non autorisés). Nous chiffrons la transmission des données sur les pages où vous fournissez vos informations de paiement. Cependant, aucune méthode de sécurité ou de chiffrement ne peut garantir la protection des informations contre les pirates informatiques ou les erreurs humaines. Veuillez toujours utiliser Internet avec prudence.

Divers

Vous n'êtes pas tenu de nous fournir des informations et des données personnelles vous concernant. Cependant, dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir certains de nos services ou produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données personnelles.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos politiques de confidentialité ou notre traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter :

Bedford Hotel & Congress CentreRue du Midi 1351000 BruxellesTVA : BE0412.948.202 32 (0) 2 507 00 00gdpr@hotelbedford.be