Wijzig hier uw cookievoorkeuren

Privacybeleid

Invoering

Bij het Bedford Hotel & Congress Centre hechten we veel waarde aan persoonlijke privacy. Het is voor ons van het grootste belang dat alle verwerkingen van persoonsgegevens plaatsvinden met inachtneming van de privacy van het individu. Daarom doen we altijd ons best om ervoor te zorgen dat alle verwerkingen van persoonsgegevens plaatsvinden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de "AVG") en andere toepasselijke wetgeving. Dit privacybeleid (het "Beleid") is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers, evenals andere personen die geregistreerd kunnen zijn in IT-systemen (zoals boekingssystemen), websites, apps, loyaliteitsprogramma's of het equivalent daarvan, of persoonsgegevens die worden overgedragen van reisbureaus, andere boekingssites of soortgelijke.

De Controleur

Bedford Hotel & Congrescentrum

135 Zuidstraat

1000 Brussel

BTW: BE0412.948.202

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Afhankelijk van de situatie verzamelen wij informatie van u of uit andere bronnen.

Van jou

Als u contact met ons opneemt in verband met een reservering of het maken van een hotelreservering, speciale wensen heeft met betrekking tot uw bezoek of gebruikmaakt van de sociale media die wij aanbieden, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons verstrekt (dit kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvatten, zoals informatie over allergieën).

Uit andere bronnen

Als iemand een reservering voor u maakt, verwerken wij die persoonsgegevens over u.

Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden waarmee wij zaken doen of die leveranciers van ons zijn.

Daarnaast kunnen wij, of een derde partij, onder bepaalde omstandigheden trackingtools (zoals cookies) gebruiken om informatie over u te verzamelen, indien de wet dit toestaat.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn uit openbare bronnen.

In de gevallen waarin wij persoonsgegevens over u verwerken die wij van andere bronnen dan uzelf ontvangen, zullen wij u hierover informeren conform de AVG (indien mogelijk).

Verschillende soorten verwerkingsactiviteiten

Informatie over gasten

Soort persoonsgegevens

Contactgegevens (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres), demografische gegevens (zoals leeftijd, geslacht en taal), gegevens over uw verblijf (waaronder mogelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals informatie over allergieën), paspoortnummer, betalingsgegevens (zoals creditcardnummer), bedrijfsgegevens, gegevens met betrekking tot de reservering, gegevens (bijvoorbeeld feedback over onze hotels en diensten) die u aan ons verstrekt.

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (in gevallen waarin wij daarom hebben gevraagd en u deze heeft geaccepteerd) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in verband met een reservering).

Doel

Om u de diensten en producten te leveren die u hebt aangevraagd (bijvoorbeeld in verband met een reservering).

Informatie over contactpersonen

Soort persoonsgegevens

Contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wettelijke basis voor de verwerking

Gerechtvaardigde belangen – wij gebruiken uw gegevens op manieren die u redelijkerwijs mag verwachten en die een minimale impact op uw privacy hebben (of wanneer er een dwingende rechtvaardiging voor de verwerking is) en uitsluitend in overeenstemming met het doel.

Doel

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contact bij diverse vragen, facturering en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw bedrijf te communiceren.

Sociale media

Soort persoonsgegevens

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt via een social media platform (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (in gevallen waarin wij daarom hebben gevraagd en u deze heeft geaccepteerd) of dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen bij het aangaan van een overeenkomst (bijvoorbeeld in verband met een reservering) of gerechtvaardigde belangen.

Doel

Om u de door u gewenste diensten en producten te leveren, om onze diensten en producten te beheren en op de markt te brengen en om met u te communiceren.

E-mailadres

Soort persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonlijke gegevens die u via e-mail aan ons verstrekt.

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (in gevallen waarin wij daarom hebben gevraagd en u deze heeft geaccepteerd) of dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen bij het aangaan van een overeenkomst (bijvoorbeeld in verband met een reservering) of gerechtvaardigde belangen.

Doel

Om u de door u gewenste diensten en producten te leveren, om onze diensten en producten te beheren en op de markt te brengen en om met u te communiceren.

Persoonsgegevens van kinderen

Voor zover wij weten, hebben wij geen contact met of verzamelen wij geen persoonlijke gegevens van kinderen onder de 18 jaar zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Als u denkt dat wij onbedoeld dergelijke informatie hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij onmiddellijk toestemming van de ouders kunnen verkrijgen of de informatie kunnen verwijderen.

Directe marketing

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om te communiceren en u aanbiedingen en andere informatie te verstrekken met betrekking tot marketingactiviteiten. Als u toestemming hebt gegeven om marketing te ontvangen, kunt u zich op elk gewenst moment op een later tijdstip afmelden.

Bovendien, als u marketing ontvangt, hebt u het recht om ons op elk moment te stoppen met het contacteren van u voor marketingdoeleinden en u hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor dergelijke marketingdoeleinden (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in dit verband). Bovendien kunt u weigeren om marketing te ontvangen door de links in de relevante communicatie te gebruiken.

Camera bewaking

Wij gebruiken camerabewaking in bepaalde hotels. Camerabewaking wordt als bijzonder gevoelig beschouwd vanuit een privacyperspectief en het is van groot belang dat alle camerabewaking plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over onze camerabewaking (zie onderstaande contactgegevens).

Verschillende soorten systemen

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken in, of in verband met, onder andere, de volgende soorten systemen:

Vastgoedbeheersysteem, vastgoedexploitatiesysteem, personeelsregistratiesysteem, productiviteitssysteem, telefoonsysteem, boekhoudsysteem, kloksysteem, yield managementsysteem, inkomstencentrumsysteem, communicatiesysteem, salarissysteem, creditcardsysteem, keycardsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet enz.) en videobewakingssysteem.

Wie zijn de ontvangers of de categorieën ontvangers die de persoonsgegevens ontvangen?

Om u van dienst te kunnen zijn, kunnen wij uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met andere bedrijven, zoals leveranciers, contractanten en samenwerkingsbedrijven. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderworpen aan overeenkomsten die vereisen dat zij de informatie vertrouwelijk houden. Onze leveranciers verzekeren dat zij redelijke stappen ondernemen om de gegevens die zij namens ons bewaren te beschermen, hoewel de gegevensbeveiliging niet kan worden gegarandeerd.

Daarnaast kunnen wij informatie delen met derden die gegevensverwerkers zijn en diensten aan ons verlenen (bijvoorbeeld bedrijven die onze hotels exploiteren, ons helpen met marketingactiviteiten) en met andere groepsmaatschappijen (bijvoorbeeld om reserveringen te vergemakkelijken). Indien nodig delen wij informatie met relevante autoriteiten.

Analytics-bedrijven kunnen anonieme gegevens (zoals uw IP-adres of apparaat-ID) raadplegen om ons te helpen begrijpen hoe onze services worden gebruikt. Ze gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Ze delen deze niet, behalve in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens gedeeld over een individuele gebruiker.

Worden er gegevens overgedragen aan derde landen?

In principe zullen wij geen persoonsgegevens overdragen aan een derde land (d.w.z. een land buiten de EU/EER). Indien dit wel het geval is, zullen wij ervoor zorgen dat er een besluit van de Commissie is met betrekking tot passende waarborgen of dat de overdracht en verwerking op een andere manier rechtmatig is volgens de AVG (bijvoorbeeld door het aangaan van standaard contractuele clausules die door de Commissie zijn aangenomen).

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, rekening houdend met het doel van de relevante verwerking. Onze verantwoordelijke managers zorgen ervoor dat alle routines die van toepassing zijn op het verwijderen van persoonsgegevens worden nageleefd (let op: bepaalde wetten vereisen dat bepaalde soorten informatie gedurende bepaalde tijdsperioden moeten worden bewaard).

Welke rechten heeft u als betrokkene?

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking en te eisen dat de persoonsgegevens worden gewist, dat deze beperkt moeten worden (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt moet worden tot een bepaald doel) en dat deze op een IT-medium aan u moeten worden overgedragen (gegevensportabiliteit). Houd er echter rekening mee dat bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn om bepaalde taken te kunnen vervullen, zoals betalingsinformatie, en daarom niet voor dit doel beperkt of gewist mogen worden. U hebt ook het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd. Wanneer dit het geval is, wordt dit in de relevante secties als de wettelijke basis vermeld.

Om uw rechten onder de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek indienen bij of contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke (zie onderstaande contactgegevens). Hieronder vindt u een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene.

1. Uittreksels uit bestandssystemenU hebt het recht om informatie te verkrijgen over welke persoonsgegevens over u zijn geregistreerd in onze bestandssystemen, over het algemeen gratis (algemeen bekend als uittreksels uit bestandssystemen). Stuur uw verzoek voor een uittreksel uit de bestandssystemen naar de gegevensbeheerder (zie onderstaande contactgegevens). Het uittreksel wordt normaal gesproken binnen een maand naar u verzonden, naar uw e-mailadres dat is geregistreerd in onze systemen. Als het langer dan een maand duurt, zullen wij u informeren over de redenen voor de vertraging. Als u van mening bent dat informatie over u in een bestandssysteem onjuist of misleidend is, neem dan contact met ons op.

2. Het recht op correctieAls betrokkene heeft u het recht om van ons te verlangen dat wij eventuele onjuiste persoonsgegevens over u als betrokkene corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene het recht heeft om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder andere door een aanvullende verklaring te verstrekken. Een dergelijke aanvulling heeft betrekking op persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn gelet op het doel van de verwerking van de gegevens.

3. Het recht op wissenU hebt het recht om contact met ons op te nemen en te verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen. De persoonsgegevens moeten in de volgende gevallen worden gewist:

- Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

- Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming en u uw toestemming intrekt (en er geen andere wettelijke basis is voor de verwerking).

- Wanneer de verwerking plaatsvindt voor direct marketing en u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van de gegevens.

- Wanneer u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking die plaatsvindt op basis van een belangenafweging en er geen gerechtvaardigde grond is die zwaarder weegt dan uw belang.

- Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

- Wanneer wissen noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

- Wanneer de persoonsgegevens betrekking hebben op kinderen en zijn verzameld terwijl het kind een profiel aanmaakte in een sociaal netwerk.

In bepaalde gevallen hebben wij het recht om het wissen te weigeren, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

4. Het recht om de verwerking te beperkenIn bepaalde gevallen hebt u het recht om te eisen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd, zodat ze in de toekomst alleen nog voor bepaalde beperkte doeleinden mogen worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat de gegevens onjuist zijn en om een correctie verzoekt. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking verzoeken gedurende de periode waarin wij de juistheid van de gegevens onderzoeken.

5. Het recht op gegevensportabiliteitIn bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens te ontvangen die betrekking hebben op u als betrokkene en die u aan ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerking waarbij de verwerking van persoonsgegevens wordt ondersteund door een toestemming van u als betrokkene, of om een overeenkomst met u uit te voeren en dit is alleen van toepassing op dergelijke gegevens die u zelf hebt verstrekt.

6. Het recht om bezwaar te makenU hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer het persoonsgegevens betreft die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval mogen wij de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij een dwingende legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of wanneer de verwerking plaatsvindt om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, hebt u als betrokkene te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die u betreffen voor dergelijke marketing, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats (inclusief profilering).

Hebben wij uw toestemming gevraagd? Dan kunt u uw toestemming altijd intrekken!

Onder bepaalde omstandigheden moeten we om uw toestemming vragen om u diensten te verlenen en uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming verwerken we uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die verband houden met een dergelijke dienst, product of iets dergelijks.

In de volgende gevallen kunnen wij onder meer uw toestemming vragen:

1. Marketingactiviteiten;

2. Met betrekking tot de verwerking van gegevens van kinderen (waarbij wij toestemming van een ouder verkrijgen);

3. Indien wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën);

4. Indien wij persoonsgegevens overdragen naar een derde land:

5. Verwerking van reserveringen

6. Verwerking van persoonlijke voorkeuren voor personalisatiedoeleinden

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, hebt u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken (zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking van de toestemming aantast). Als u uw toestemming wilt intrekken, verwijzen wij u naar dezelfde dienst, website of soortgelijke dienst waar u toestemming hebt gegeven of nemen wij contact met u op via het onderstaande adres of telefoonnummer.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming of een overeenkomstige toezichthoudende autoriteit.

Het toezicht wordt uitgeoefend door de gegevensbeschermingsautoriteit. De gegevensbeschermingsautoriteit heeft de mogelijkheid om de verwerking van persoonsgegevens die door ons wordt uitgevoerd, te controleren. Als wij de AVG niet naleven, kan de autoriteit bijvoorbeeld een waarschuwing geven en/of een bestuurlijke boete opleggen.

De contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteit zijn de volgende: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat, 351000 Brussel https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Veiligheidsmaatregelen

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een beveiligingsniveau te garanderen dat past bij het risico met relevante verwerkingsactiviteiten (inclusief redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking). We versleutelen de overdracht van gegevens op pagina's waar u betalingsinformatie verstrekt. Er kan echter geen enkele beveiligings- of versleutelingsmethode worden gegarandeerd om informatie te beschermen tegen hackers of menselijke fouten. Gebruik het internet altijd met de nodige voorzichtigheid.

Gemengd

U bent niet verplicht om ons informatie en persoonlijke gegevens over u te verstrekken. In sommige gevallen kunnen we u echter niet voorzien van een aantal van onze diensten of producten als we uw persoonlijke gegevens niet mogen verwerken.

Contactgegevens

Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:

Bedford Hotel & Congress CentreZuidstraat 1351000 BrusselBTW: BE0412.948.202 32 (0) 2 507 00 00gdpr@hotelbedford.be